5 meilleures alternatives à G Suite

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De nos jours, les entreprises de toutes les tailles ont besoin d’un espace collaboratif centralisant tous les outils nécessaires pour optimiser le fonctionnement d’une équipe. En réponse au défi d’une telle demande, les concepteurs de logiciels lancent des suites bureautiques assurant l’édition et la collaboration sur les documents en ligne rapide et efficace, en toute sécurité. Elles peuvent également être dotées de fonctionnalités telles que la gestion des fichiers, le CRM, les agendas partagés, la coordination des tâches, des outils de pilotages de projets, la messagerie, le mail, le réseau social, etc. L’éventail des outils, aussi bien que le coût, varient d’une solution à l’autre.

Vous trouverez ci-dessous l’aperçu des suites bureautiques bureautique collaboratives en ligne qui représentent des alternatives crédibles à la G Suite et permettent à leurs utilisateurs de rester indépendants des solutions collaboratives des Goliath du marché.

G Suite est une suite des applications de bureautique, productivité et collaboration pour les équipes et les petites entreprises, distribuée en mode SaaS. La liste des applications comprend : Gmail, Hangouts, Agenda, Google+, Drive, Sites, ainsi que Google Docs, Sheets, Forms et Slides. La plupart d’elles sont disponibles sous forme d’applications mobiles pour Android et iOS.

Zoho

Zoho est une suite en ligne qui offre un riche ensemble de plus de 40 applications et de services de productivité : une assistance pour les discussions, la planification d’agenda, le partage de fichiers, la communication, Mail, Connect, Showtime et Meeting. Comme G Suite, tous les outils sont en ligne, et vous pouvez collaborer avec autant d’utilisateurs que vous le souhaitez. Zoho Docs ( Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show ) assure le travail et collaboration sur les documents texte, feuilles de calcul et présentations.

Avantages :

• Prise en charge des fichiers Microsoft Office avec leur conversion interne au format Zoho.
• Stockage en ligne : les utilisateurs peuvent exporter leurs fichiers locaux stockés sur les machines sous Windows, Mac et Linux vers le cloud Zoho et vice versa.
• Possibilité de synchronisation avec d’autres espaces de stockage Cloud.
• Zoho fournit gratuitement les applications de bureau permettant de travailler sur les documents en mode déconnecté et les applications mobiles pour iOS et Android.
• Plus de fonctions de collaboration : partage de mail et de dossier, notes et tâches de groupe.

Inconvénients :

• Gamme des outils d’édition et co-édition qui permet de travailler et collaborer pleinement en ligne sur les documents bien qu’elle soit limitée par comparaison avec celle de la suite référentielle.
• Interface pas familière.
• Espace de stockage payant.
• Synchronisation avec les services Google payante.

 

Collabora Online

Collabora Online est une puissante suite bureautique en ligne basée sur LibreOffice avec des fonctions d’édition collaborative des documents texte, feuilles de calcul et présentations. Plusieurs éditeurs peuvent travailler simultanément, en sécurité, et en temps réel sur tout type de fichier office supporté.

Avantages :

• Collabora Online est compatible avec la plupart des formats courants, bien que ses formats de base soient  .odt, .ods, .odp.
• Сollabora Online s’intègre facilement avec les solutions de stockage et partage de fichiers (Nextcloud, ownCloud, Pydio, Seafile, etc.) en permettant de voir et éditer les documents qui y sont stockés et d’en créer de nouveaux,  directement depuis le navigateur web.
• Collabora Online met à disposition des utilisateurs l’application gratuite pour iOS.

Inconvénients :

• Éventail des outils d’édition et co-édition assez restreint pour assurer la prise en charge en ligne des fichiers complexes.
• Modifications qui s’effectuent côté serveur, ce qui affecte la productivité et fait en sorte que les outils activés par un des co-auteurs soient par défaut activés pour tous les autres.
• Manque d’autres fonctionnalités collaboratives (à part les éditeurs en ligne).

 

MS Office Online

MS Office Online est une version gratuite en ligne de Microsoft Office permettant d’accéder aux fichiers où que vous soyez et de créer, modifier et collaborer sur les documents que vous pouvez partager avec n’importe quel utilisateur. Outre les éditeurs en ligne, les utilisateurs ont l’accès aux versions gratuites de messagerie MS Outlook, plate-forme de stockage OneDrive, calendrier en ligne et bloc-note numérique OneNote.

Avantages :

• Interface familière à onglets.
• Editeurs MS Office Online permettent de collaborer sur les documents sans passer à un mode de coédition à part : l’auteur est alerté lorsque d’autres coéditeurs interviennent et capable de visionner la partie du texte qu’ils sont en train de modifier.
• MS Office Online prend en charge pleinement les fichiers .docm, .docs, .pptm, .pptx, .xlsm, .xlsx, qui sont ouverts et enregistrés sous les mêmes formats après avoir être modifiés. Lors de l’export de tous les autres fichiers édités sur le service de MS Office en ligne, un seul et unique format, propriétaire, est imposé.
• Enregistrement automatique des changements effectués lors du travail en ligne.

Inconvénients :

• La suite en ligne est une version allégée par comparaison avec la fameuse version de bureau au niveau des outils de mise en forme fournis. Si l’utilisateur a besoin des fonctionnalités plus avancées, il y a l’option « Ouvrir  dans Word » dont on peut profiter si le fichier est stocké sur OneDrive.

 

ONLYOFFICE

ONLYOFFICE est une suite bureautique open source trois-en-une qui inclut un traitement de texte, un tableur et un outil de présentation. ONLYOFFICE assure la prise en charge des documents texte, feuilles de calcul et présentations de tous les formats courants et de toute complexité. La suite s’intègre avec la plate-forme de productivité ONLYOFFICE qui met à disposition des utilisateurs les outils de la gestion des documents et des projets, le CRM, l’agrégateur de mail, le calendrier, les outils de communication internes, la messagerie instantanée.

Avantages :

• Interface familière à onglets.
• Format de base OOXML qui assure une haute compatibilité avec les fichiers Microsoft Word, Excel et PowerPoint. La prise en charge des fichiers ODF et d’autres formats courants (.rtf, .txt, .html, .csv, etc.) s’effectue via leur conversion interne aux formats OOXML.
• Outils collaboratifs avancés : droits d’accès flexibles (accès complet, lecture seule, commentaire, remplissage de formulaire, révision), deux modes de coédition (rapide et strict), révision, suivi des modifications, historique des versions, chat et commentaire.
• Liberté de collaboration : toutes les modifications s’effectuent sur le côté client. Chacun peut activer les options dont il a besoin et apporter sa contribution sans déranger les autres.
• Possibilité d’intégration avec les plateformes de stockage, partage et collaboration, écrite en tout langage de programmation et indépendamment du mode de déploiement, en autohébergement ou dans le cloud (Nextcloud, Pydio, xWiki, eXo Platform, XWiki, Jalios, etc.).
• ONLYOFFICE est complétée par les applications Android et iOS, et le client desktop pour Linux, Windows et Mac, qui sont gratuits.

Inconvénients :

• G Suite assure plus de disponibilité au niveau du support client  24h/24 : par téléphone, par tchat et par email, tandis que ONLYOFFICE est joignable par mail, via tchat et sur les forums spécialisés.

 

Etherpad

Etherpad est un éditeur en ligne à code source ouvert qui assure la rédaction collaborative des documents texte en temps réel et la synchronisation visuelle immédiate. Pour commencer la rédaction, il suffit d’avoir un navigateur web et une connexion internet, et ensuite choisir l’une des instances disponibles publiquement ou lancer la sienne en suivant les consignes sur GitHub.

Avantages :

• Simplicité d’utilisation : si l’auteur a besoin d’un coup de main ou des avis de ses collègues, partenaires ou supérieurs, il peut leur envoyer l’adresse du pad, ou autrement dit, la page collaborative. Il n’est pas nécessaire d’attribuer un accès individuel ou nominatif à chaque coéditeur. Pourtant l’auteur peut protéger son pad par un mot de passe et le diffuser parmi les personnes concernées.
• Lors de coédition, les utilisateurs peuvent communiquer entre eux à l’aide du chat intégré qui est disponible à tous ceux qui participent à la rédaction de la page.
• Export du fichier finalisé qui s’effectue aux différents formats : HTML, PDF, ODF, MS Word, texte brut, etc.
• Possibilité d’enregistrer le travail en cours de rédaction et de créer les versions du document qui peuvent être restaurées à tout moment.

Inconvénients:

• Chat intégré qui ne peut pas être modéré, ni désactivé.
• Traitement de texte de Etherpad qui possède les fonctions de mise en forme classiques : tabulations, couleurs, polices, tailles, listes, puces, etc. et n’assure pas la prise en charge des objets complexes tels que tableaux, photos, etc.
• Si le nombre de coéditeurs qui travaillent simultanément sur la même page dépasse 20-25 utilisateurs, cela peut entraîner les complications et ralentissements. Il en va de même pour le nombre de caractères : il est préférable de ne pas dépasser 4000 lignes (environ 20 pages).
• Manque d’autres fonctionnalités collaboratives (à part un éditeur des documents texte en ligne).

 

Comparatif des solutions bureautiques en ligne

Le tableau ci-dessous présente le comparatif des fonctionnalités des suites bureautiques collaboratives en ligne et pourra vous guider dans le choix du logiciel qui correspond le mieux à vos besoins :

	G Suite	Zoho	Collabora Online	MS Office Online	ONLYOFFICE	Etherpad
Éditeurs en ligne	+	+	+	+	+	traitement de texte
Stockage des fichiers	+	+	+	OneDrive	+	–
Partage de fichiers	+	+	+	+	+	+
Gestion des documents	–	+	–	–	+	–
Outils de coédition :
Modes de coédition	Un seul mode	Un seul mode	Un seul mode	Un seul mode	2 modes – Rapide et Strict	Un seul mode
Commentaires	+	+	+	+	+	–
Annuler/Rétablir   les modifications réalisées par l’utilisateur même	+/+	+/+	+/+	+/+	Mode strict +/+ Mode rapide +/-	+/+ y compris les changements faits par les autres coauteurs
Historique des versions	+	+	+	+	+	+
Révision et Suivi des modifications	+	+	+	–	+	–
Modes d’affichage du Suivi des modifications	+	+	–	–	+	–
Chat intégré	+	+	–	–	+	+
Intégration avec les services de stockage tiers	–	–	+	–	+	–
Client desktop	–	+	Libre Office	+	+	–
Applications mobiles	+	+	+	+	+	–